Tổ chức Đại hội đồng cổ đông là một trong những hoạt động quan trọng bậc nhất với một doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng đến định hướng và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp đó. EzGSM của FPTS là một giải pháp công nghệ chuyên biệt và tiên phong đầu tiên trên thị trường trong lĩnh vực tư vấn tổ chức Đại hội đồng cổ đông cho doanh nghiệp đại chúng tại Việt Nam. Giải pháp này mang đến nhiều tiện ích giúp doanh nghiệp tổ chức đại hội thành công, bên cạnh việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tiếp truyền thống, EzGSM cung cấp tiện ích công nghệ giúp cổ đông có thể tham dự hội nghị trực tuyến và bỏ phiếu điện tử, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý và bảo mật cho tổ chức phát hành cũng như cho các cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử

Giải pháp EzGSM được FPTS nghiên cứu và hoàn thiện các tính năng dựa trên mô hình Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của nhiều nước phát triển trên thế giới và để phù hợp với điều kiện thực tế áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam. Đây là hình thức tổ chức Đại hội tại một địa điểm cụ thể, có thể có sự tham gia của một số cổ đông (hình thức trực tiếp kết hợp với trực tuyến), nhưng khác với ĐHCĐ truyền thống, hình thức này còn cho phép việc biểu quyết và bầu cử trực tuyến (thông qua Tài khoản truy cập được cấp đến cho từng cổ đông) và cổ đông có thể theo dõi diễn biến tại Đại hội cổ đông thông qua truyền hình trực tiếp tại website.

Hệ thống EzGSM hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt, cho phép cổ đông ở bất cứ đâu đều có thể tham dự họp, xem toàn bộ tài liệu Đại hội chỉ bằng vài thao tác click chuột, thực hiện quyền bỏ phiếu của mình cho các nội dung tại đại hội chỉ cần thông qua smartphone hoặc máy tính.

Giải pháp EzGSM và Dịch vụ tư vấn tổ chức Đại hội đồng cổ đông

- EzGSM là sản phẩm công nghệ nằm trong gói Dịch vụ tư vấn tổ chức Đại hội đồng cổ đông do FPTS cung cấp. Bên cạnh việc tổ chức Đại hội cổ đông trực tiếp tại địa điểm họp, EzGSM cung cấp tiện ích giúp cổ đông có thể tham dự Đại hội theo hình thức trực tuyến và/ hoặc bỏ phiếu điện tử, qua đó doanh nghiệp có thể tăng tối đa lượng cổ đông tham dự và tiết kiệm chi phí và thời gian tổ chức Đại hội.

- Sử dụng giải pháp EzGSM của FPTS, doanh nghiệp được tư vấn trình tự, thủ tục tổ chức và được hỗ trợ xây dựng các tài liệu phục vụ đại hội, đồng thời được chuyên viên tư vấn của FPTS hỗ trợ vận hành và quản lý cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

- EzGSM được trang bị nhiều tính năng tiện ích hỗ trợ Tổ chức phát hành tại ngày diễn ra Đại hội đồng cổ đông như việc đăng ký đại biểu tham dự trực tiếp, tiếp nhận ủy quyền dự đại hội, biểu quyết và bầu cử tại đại hội, cung cấp các báo cáo phục vụ đại hội.

Tính năng ưu việt của EzGSM

- Quản lý thông tin đại hội:

• Hệ thống hỗ trợ tạo lập tự động “Mã đại biểu” cho từng Cổ đông để dùng trong quá trình đăng ký, ủy quyền, bầu cử và biểu quyết tại Đại hội. Hỗ trợ tạo lập và in ấn chính xác tài liệu Đại hội để gửi tới từng Cổ đông tham dự trực tiếp theo “Mã đại biểu”: Giấy mời, Phiếu bầu cử, Phiếu biểu quyết.
• Hỗ trợ các gửi email tới tất cả các Cổ đông để thông báo về việc tham dự Đại hội trực tuyến và bỏ phiếu điện tử.

- Quản lý thông tin ủy quyền:

• Hỗ trợ quản lý thông tin ủy quyền của cổ đông, giúp việc cập nhật và quản lý ủy quyền, phân bổ và quản lý phiếu bầu cử, phiếu biểu quyết của người được ủy quyền được chính xác, kịp thời hơn.
• Cổ đông có thể đăng nhập vào Hệ thống (qua Internet) để thực hiện việc đăng ký ủy quyền trực tuyến và in Giấy ủy quyền một cách thuận tiện và nhanh chóng.

- Kiểm soát tỷ lệ tham dự đại hội:

• Tổ chức phát hành kiểm soát được số lượng và tỷ lệ cổ đông tham dự Đại hội theo thời gian thực tại mỗi thời điểm.
• Hệ thông báo cáo liên quan đến đại biểu tham dự đầy đủ và chi tiết, hỗ trợ đắc lực cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông trong công tác đăng ký đại biểu.

- Biểu quyết và bầu cử:

• Quản lý các Vấn đề Biểu quyết và Bầu cử. Có thể cập nhật, bổ sung các Vấn đề Biểu quyết, Bầu cử phát sinh ngay tại Đại hội.
• Hỗ trợ in phiếu biểu quyết, bầu cử và/ hoặc cung cấp hệ thống bỏ phiếu điện tử để cổ đông thực hiện quyền biểu quyết của mình, cập nhật theo đúng tiến trình và diễn biến Đại hội.
• Hỗ trợ nhập kết quả biểu quyết trên Phiếu in vào hệ thống (nếu có). Hệ thống tự động tổng hợp kết quả bỏ phiếu để cho ra kết quả chính xác nhất.

- Kiểm phiếu:

• Hệ thống tự tính Phiếu biểu quyết/ Phiếu bầu không hợp lệ, hạn chế sai sót trong khâu kiểm phiếu.
• So với các phương pháp thủ công, EzGSM có ưu thế tuyệt đối về tính nhanh, gọn, chính xác, đảm bảo cho Doanh nghiệp những tỷ lệ chuẩn xác nhất.
• Hệ thống báo cáo tác nghiệp phong phú, chi tiết, ghi nhận chính xác đảm bảo cho công tác kiểm soát và lưu trữ thông tin Đại hội.

- Livestream và Thảo luận trực tuyến

• Hệ thống cho phép cổ đông theo dõi tiến trình Đại hội trực tuyến và gửi câu hỏi thảo luận đến Đoàn Chủ tịch.
• Hệ thống ghi nhận thông tin cổ đông và câu hỏi thảo luận theo thời gian thực và tổng hợp thành báo cáo cho Tổ chức phát hành.