Việc tổ chức đại hội bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, nâng cao niềm tin - giá trị doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư, khách hàng, đối tác, nâng cao chất lượng quản trị công ty - quan hệ nhà đầu tư. Để tổ chức thành công ĐHĐCĐ thường niên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Lưu ý về thời gian tổ chức

- Thời gian họp ĐHĐCĐ thường niên: Theo quy định Khoản 1, 2 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ thường niên là sự kiện bắt buộc phải được tổ chức bằng hình thức cuộc họp (không được tổ chức bằng hình thức Lấy ý kiến bằng văn bản) mỗi năm một lần đối với Công ty cổ phần (CTCP). ĐHĐCĐ thường niên phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn gia hạn việc tổ chức họp ĐHĐCĐ sau 4 tháng, thì HĐQT phải ra quyết định gia hạn (Đối với các Công ty đại chúng thì Nghị quyết HĐQT thông qua việc gia hạn này phải thực hiện Công bố thông tin theo đúng qui định). Tuy nhiên, thời gian gia hạn không được quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

2. Lưu ý về việc chốt danh sách cổ đông để thực hiện quyền tham dự ĐHĐCĐ và gửi thông báo mời họp

- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 273, Nghị định 155/2020/NĐ-CP, công ty đại chúng phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng.

- Gửi thông báo mời họp: Theo quy định tại khoản 1, Điều 141, Luật Doanh nghiệp 2020, “Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn”. Đây là thông lệ quản trị công ty tốt để tạo điều kiện cho cổ đông sớm có thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức đại hội ngay sau khi chốt danh sách. Qua đó, cổ đông có thể sắp xếp thời gian, lịch làm việc cho phù hợp, điều này đặc biệt có ý nghĩa với khối nhà đầu tư tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài - đang ngày càng đóng vai trò lớn trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Trong thông báo mời họp, doanh nghiệp lưu ý cần có đường link website của Doanh nghiệp để cổ đông có thể tiếp cận đầy đủ tài liệu ĐHĐCĐ, có thông tin địa chỉ liên hệ để cổ đông đáp ứng đủ điều kiện theo quy định có thể gửi kiến nghị nội dung chương trình họp, đề cử ứng cử trong trường hợp bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.

- Tài liệu ĐHĐCĐ: Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, Khoản 3 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC quy định thời hạn công bố tài liệu Đại hội là tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc đại hội (nếu Điều lệ doanh nghiệp không quy định thời gian dài hơn) và đặc biệt ngoài tài liệu tiếng Việt, doanh nghiệp nên có tài liệu tiếng Anh để đảm bảo quyền bình đẳng tiếp cận thông tin như nhau giữa các nhóm nhà đầu tư trong nước cũng như nước ngoài. Trường hợp có bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, doanh nghiệp cần công khai trình tự đề cử, ứng cử, giới thiệu ứng viên. Trường hợp xác định được trước ứng viên thì nên công bố danh sách ứng viên, sơ yếu lý lịch ứng viên trước tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc đại hội, qua đó tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiểu, lựa chọn đúng những người tham gia quản trị điều hành doanh nghiệp.

Như vậy, thời gian để Doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ từ khi công bố thông tin chốt danh sách đến khi chính thức tổ chức cuộc họp sẽ khoảng từ 45 - 50 ngày.

3. Lưu ý về Công tác tổ chức đại hội đồng cổ đông

- Đăng ký cổ đông dự họp - kiểm phiếu: Việc tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ không chỉ là quyền của cổ đông mà còn là kênh kết nối và gia tăng tương tác giữa các cổ đông với doanh nghiệp. Để tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ, cổ đông có thể tham dự và biểu quyết trực tiếp hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và điều lệ Công ty khâu đón tiếp đại biểu, đăng ký tham dự và kiểm phiếu tại đại hội. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên độc lập, để thực hiện giám sát quá trình kiểm phiếu tại đại hội. Bên độc lập này sẽ giữ vai trò tham gia giám sát quá trình biểu quyết, thẩm định kết quả biểu quyết và đảm bảo quy trình tổ chức đại hội, kiểm phiếu được diễn ra đúng trình tự, minh bạch.

- Áp dụng công nghệ thông tin hiện tại để tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến và bỏ phiếu điện tử: Để đáp ứng tốt hơn khả năng tham dự của cổ đông, xóa bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, giảm khối lượng công việc đăng ký dự họp, kiểm phiếu cho Ban tổ chức tại Đại hội, Doanh nghiệp nên mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc tổ chức ĐHĐCĐ như ĐHĐCĐ trực tuyến, ĐHĐCĐ trực tiếp bỏ phiếu điện tử hoặc ĐHĐCĐ trực tiếp kết hợp trực tuyến bỏ phiếu điện tử.

- Các nội dung biểu quyết tại đại hội: Ngoài các nội dung bắt buộc phải thảo luận và thông qua tại phiên họp ĐHĐCĐ thường niên theo quy định tại Khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:

+ Giao dịch các bên liên quan: Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát nếu thường xuyên có phát sinh các hợp đồng giao dịch với các bên liên quan theo quy định của Điều 167, Luật Doanh nghiệp, khoản 3 Điều 280, điểm d khoản 2 Điều 284 Nghị định 155/2020/NĐ-CP, để trình ĐHĐCĐ trong trường hợp thuộc thẩm quyền, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

+ Các nội dung đã được thông qua tại các Nghị quyết ĐHĐCĐ trước đó chưa được thực hiện, theo quy định khoản 2 Điều 272 Nghị định 155/2020/NĐ-CP, HĐQT phải báo cáo ĐHĐCĐ tại kỳ họp thường niên gần nhất. Trường hợp có thay đổi nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT phải trình ĐHĐCĐ gần nhất thông qua trước khi thực hiện. (Ví dụ: Tổ chức phát hành tạm ngừng, ngừng, hoãn các đợt phát hành, chào bán trong năm; Tổ chức phát hành thay đổi mục đích sử dụng vốn của các đợt chào bán, phát hành, v.v…)

+ Lựa chọn mô hình quản trị mới: Trường hợp lựa chọn mô hình không có Ban Kiểm soát theo quy định điểm b khoản 1 Điều 137, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần lưu ý đến tiêu chuẩn điều kiện thành viên Hội đồng quản trị độc lập cũng như cơ cấu tổ chức, nhân sự của tiểu ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng đồng quản trị. Về trình tự thủ tục, để áp dụng mô hình quản trị mới, tại ĐHĐCĐ, doanh nghiệp cần xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản trị công ty và sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị cho phù hợp với mô hình quản trị mới.

Thời hạn tổ chức Đại hội đồng Cổ đông được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020 – Cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”. Như vậy, Đại hội đồng cổ đông thường niên phải tổ chức trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trường hợp doanh nghiệp muốn gia hạn, thì thời hạn tổ chức không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính và Hội đồng quản trị phải có nghị quyết về việc gia hạn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Trước đây, Đại hội đồng cổ đông thường niên không được triệu tập đúng thời hạn quy định, công ty cổ phần có thể bị xử phạt theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư như sau: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định; đồng thời buộc phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định.

Tuy nhiên, Nghị định 50/2016/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2022 và Điều 34 của Nghị định này đã bị thay thể bởi Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 28/12/2021. Theo đó, pháp luật hiện hành chưa có quy định chế tài phạt hành chính cụ thể về hành vi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên không đúng thời hạn quy định.

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 37 Quy chế niêm yết và giao dịch chứng khoán niêm yết ban hành kèm theo Quyết định 17/QĐ-HĐTV ngày 31/3/2022 và Điểm b, Khoản 1 Điều 33 Quy chế Đăng ký và Quản lý giao dịch chứng khoán chưa niêm yết của Sở Giao dịch chứng khoán Việt Nam: “Chứng khoán bị cảnh báo khi xảy ra một trong các trường hợp sau: Tổ chức niêm yết/đăng ký giao dịch chưa họp Đại hội đồng cổ đông thường niên quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.”

Căn cứ theo Điểm h, Khoản 1 Điều 34 Quy chế Đăng ký và Quản lý giao dịch chứng khoán chưa niêm yết của Sở Giao dịch chứng khoán Việt Nam: “Chứng khoán bị hạn chế giao dịch khi xảy ra một trong các trường hợp sau: Tổ chức đăng ký giao dịch không khắc phục được tình trạng bị cảnh báo theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 33 Quy chế này và tiếp tục không họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm tiếp theo trong thời hạn tối đa kể từ thời điểm kết thúc năm tài chính.”

Như vậy, tuy chưa có chế tài cụ thể về xử phạt hành chính nhưng cổ phiếu của Công ty có thể bị đưa vào diện cảnh cáo, gây ảnh hưởng đến uy tín và thiệt hại cho cổ đông của Công ty.

Theo quy định khoản 3 Điều 115 Luật doanh nghiệp 2020 - Quyền của cổ đông phổ thông thì:“Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

a) Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;

b) Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.”

Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông “phải bằng văn bản và phải bao gồm các nội dung sau đây: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty, căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Kèm theo yêu cầu triệu tập họp phải có các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền.”

Ngoài ra, theo quy định Điều 140 Luật doanh nghiệp 2020 - Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), sau khi cổ đông nhóm cổ đông đủ điều kiện gửi yêu cầu triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và các tài liệu kèm theo nêu trên cho Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát và các bên có liên quan, HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ trong thời hạn 30 ngày, trừ trường hợp Điều lệ Công ty có quy định khác.

Nếu quá thời hạn 30 ngày mà HĐQT không tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường thì Ban kiểm soát thay thế HĐQT triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong thời hạn 30 ngày tiếp theo. Nếu tiếp tục quá thời hạn trên mà Ban Kiểm soát vẫn không triệu tập ĐHĐCĐ bất thường thì cổ đông, nhóm cổ đông mới có quyền đại diện công ty triệu tập ĐHĐCĐ bất thường.

Để đảm bảo cơ sở pháp lý của phiên họp ĐHĐCĐ được triệu tập, cổ đông, nhóm cổ đông cần chuẩn bị các tài liệu để chứng minh cho đại hội và các cơ quan có thẩm quyền rằng cổ đông, nhóm cổ đông có đủ thẩm quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và đã tuân thủ đúng quy trình, trình tự thủ tục triệu tập ĐHĐCĐ.

Theo Khoản 2, Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020 - Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.”

Theo Khoản 8 Điều 146 Luật doanh nghiệp 2020 - Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: "Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc và chỉ được hoãn cuộc họp hoặc thay đổi địa điểm họp trong trường hợp sau đây:

a) Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;

b) Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;

c) Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp;"

Doanh nghiệp cần chủ động công bố thông tin (UBCKNN, VSDC, Sở GDCK nơi doanh nghiệp đang niêm yết/ đăng ký giao dịch và trên website công ty) về việc thay đổi, gia hạn hoặc hoãn thời gian tổ chức ĐHĐCĐ, cũng như dự kiến thời gian tổ chức để cổ đông nắm được, chủ động sắp xếp thời gian, công việc để có thể tham dự ĐHĐCĐ theo kế hoạch. "

Kể từ thời hạn cuối cùng cổ đông gửi phiếu về trong trường hợp xin ý kiến cổ đông bằng văn bản thì sau bao lâu doanh nghiệp phải kiểm phiếu và công bố biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đại hội đồng cổ đông?

Điều 145, Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, không có quy định về thời hạn sau bao lâu kể từ thời hạn cuối cùng cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm phiếu.

Doanh nghiệp cần quy định chi tiết thời hạn kiểm phiếu này trong Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty và Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông xin ý kiến bằng văn bản.

Hội đồng quản trị nên lựa chọn thời gian hợp lý, căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, nhưng không nên quá xa so với thời hạn cuối cùng cổ đông gửi phiếu về, để tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

Về lập biên bản kiểm phiếu, Khoản 6, Điều 145, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Biên bản kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty”.

Về công bố biên bản kiểm phiếu, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, theo Điểm c, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 155/2015/TT-BTC, công ty đại chúng phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau: “Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông (bao gồm nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp hoặc biên bản kiểm phiếu (trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản)”.

Theo quy định tại Khoản 2, 3, 4, Điều 143, Luật doanh nghiệp 2020 - Mời họp Đại hội đồng cổ đông:

“2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.”

Như vậy, theo quy định nêu trên, việc công ty chỉ gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông cho cổ đông qua email và công bố trên website là chưa đúng quy định của pháp luật. Việc gửi email có thể là một hình thức hỗ trợ để gửi thông tin một cách nhanh chóng nhưng chưa đủ căn cứ để xác nhận việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho cổ đông, nhất là với một số cổ đông không thành thạo công nghệ hoặc không đăng ký đủ thông tin email trong danh sách cổ đông.

Công ty có thể tiết kiệm chi phí bằng cách đăng tải những tài liệu phục vụ cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trên website của công ty và chỉ rõ đường dẫn, cách thức tải tài liệu trong thông báo mời họp được gửi bằng phương thức bảo đảm đến cho từng cổ đông, để các cổ đông có thể thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu, nắm bắt thông tin về Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 143 Luật doanh nghiệp 2020 - Mời họp ĐHCĐ: “Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.”

Như vậy, việc không nhận được thông báo mời họp cũng là một trong những lý do để cổ đông khiếu nại, hoặc khởi kiện doanh nghiệp do không đảm bảo quyền lợi cho cổ đông, không thực hiện đúng trình tự, thủ tục tổ chức họp ĐHCĐ.

Một số khuyến nghị cho các Công ty đối với công tác gửi thông báo mời họp ĐHCĐ:

Ngoài việc trực tiếp gửi thư mời họp cho cổ đông, doanh nghiệp nên:

- Công bố thư mời họp và các tài liệu phải gửi kèm thư mời họp lên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp, bên cạnh gửi thông báo cho các cổ đông;

- Gửi email, tin nhắn SMS… để thông báo với cổ đông về việc đã gửi thư mời họp;

- Kiểm tra phản hồi về việc cổ đông chưa nhận thư mời họp và các tài liệu kèm theo thư mời;

- Lưu giữ bằng chứng có xác nhận của đơn vị chuyển phát nhanh về việc cổ đông đã nhận được thông báo mời họp.

Theo quy định tại Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2020 - Hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông:

“1. Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

a) Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;

b) Định hướng phát triển công ty;

c) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;

d) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;

đ) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

g) Tổ chức lại, giải thể công ty.”

Như vậy, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì các vấn đề trên phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, mà không được xin ý kiến bằng văn bản để thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Hàng năm, khi đến mùa họp đại hội đồng cổ đông thường niên, không ít doanh nghiệp trăn trở bởi những khó khăn, vướng mắc trong việc tổ chức đại hội. Cổ đông nhỏ lẻ, phân tán sẽ không có điều kiện tham dự đại hội, không đóng góp được các ý kiến của mình với các quyết định của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp khó tổ chức thành công đại hội đồng cổ đông ngay trong lần triệu tập đầu tiên, do không đủ tỷ lệ tối thiểu tham dự, đặc biệt là các công ty niêm yết, đại chúng quy mô lớn có nhiều cổ đông cá nhân ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, làm mất rất nhiều chi phí chuẩn bị cho lần họp đại hội đồng cổ đông không thành. Và mặc dù doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, nhân lực để tổ chức đại hội, nhưng có thể vẫn gặp nhiều sai sót, nhầm lẫn trong việc gửi thư cho cổ đông, ủy quyền, kiểm phiếu bầu cử biểu quyết (bầu dồn phiếu). Ngoài ra, doanh nghiệp phải đối diện với rủi ro nghị quyết đại hội đồng cổ đông bị tòa án tuyên hủy do những sai sót trong trình tự, thủ tục tiến hành đại hội…
Thấu hiểu những trăn trở của các doanh nghiệp đại chúng về những khó khăn trong tổ chức Đại hội đồng Cổ đông, CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) cung cấp dịch vụ tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông kết hợp với giải pháp công nghệ hiện đại EzGSM – Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.
Việc tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ là một cách làm mới để giải quyết các vấn đề trên, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực:

- Thứ nhất, EzGSM giúp các cổ đông ở bất kỳ đâu, có thể đăng nhập và thực hiện đăng ký tham dự trước khi đại hội được tổ chức, nhờ đó doanh nghiệp có thể biết trước được số lượng người đến tham dự đại hội và chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp cho đại hội. Trường hợp không thể đến tham dự đại hội, qua Hệ thống của EzGSM cổ đông có biểu quyết và bầu cử trực tuyến, ủy quyền cho người khác. Tính năng đặc biệt này sẽ giúp gia tăng tỷ lệ cổ đông tham dự đại hội và khả năng đại hội được tổ chức thành công cao hơn rất nhiều.

- Thứ hai, qua giải pháp EzGSM cổ đông có thể đặt câu hỏi với doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến biểu quyết và các vấn đề khác nêu tại đại hội trước khi đưa ra quyết định biểu quyết. Tiện ích này giúp doanh nghiệp có thể trả lời cổ đông một cách thấu đáo, tránh trường hợp cổ đông bức xúc khi các vấn đề cần trao đổi không được giải đáp ngay tại đại hội do thời gian có hạn.

- Thứ ba, EzGSM hỗ trợ ban tổ chức đăng ký dự họp cho các cổ đông; luôn kiểm soát được số lượng cổ đông đăng ký dự đại hội và ủy quyền dự đại hội, cũng như tỷ lệ thay đổi trong quá trình diễn ra đại hội. EzGSM có thể cập nhật thêm các vấn đề biểu quyết, ứng viên Hội đồng quản trị/ Ban kiểm soát, tính năng này đặc biệt hữu hiệu trong trường hợp phát sinh thêm các vấn đề biểu quyết, ứng viên tại đại hội. EzGSM tự động kiểm tra tính hợp lệ của phiếu bầu hạn chế sai sót trong khâu kiểm phiếu; Kết xuất báo cáo/ kết quả kiểm phiếu một cách nhanh chóng, chính xác đảm bảo cho doanh nghiệp những tỷ lệ chuẩn xác nhất.

- Thứ tư, đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức đại hội đồng cổ đông (trước, trong và sau đại hội) như: giải đáp những vướng mắc về trình tự, thủ tục pháp lý liên quan tới tổ chức đại hội, hỗ trợ xây dựng, rà soát các tài liệu trong chương trình Đại hội, tư vấn các nội dung phát sinh tại đại hội; hỗ trợ thực hiện các thủ tục công bố thông tin sau khi tổ chức đại hội theo đúng quy định của pháp luật.

FPTS là công ty Việt Nam đầu tiên nghiên cứu và xây dựng giải pháp EzGSM - Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, cùng với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp am hiểu quản trị công ty sẽ giúp cho doanh nghiệp tổ chức đại hội đồng cổ đông hiệu quả, chuyên nghiệp, tốn ít nhân lực, tiết kiệm chi phí nhất.
Đến nay, FPTS đã thực hiện tư vấn thành công các cuộc họp đại hội cổ đông cho các công ty niêm yết, công ty đại chúng quy mô lớn, các ngân hàng thương mại cổ phần như Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Tổng công ty Phát triển Đô thị Kinh Bắc – CTCP, Ngân hàng TMCP Quốc dân, Tập đoàn Kido, CTCP Traphaco, Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam,…

Các trường hợp doanh nghiệp áp dụng công nghệ bỏ phiếu điện tử (E-voting) khi tổ chức ĐHĐCĐ bao gồm: (1) Tổ chức họp ĐHĐCĐ bằng hình thức trực tuyến; (2) Tổ chức họp ĐHĐCĐ bằng hình thức trực tiếp kết hợp với trực tuyến; (3) Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tiếp áp dụng bỏ phiếu điện tử thay cho phương thức bỏ phiếu vào hòm phiếu truyền thống.

Để áp dụng hệ thống bỏ phiếu điện tử (E-voting) tại cuộc họp ĐHĐCĐ, các doanh nghiệp cần phải xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động và Quy chế nội bộ về quản trị Công ty quy định rõ về trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng: (1) Hình thức hội nghị trực tuyến; (2) Hình thức trực tiếp kết hợp với trực tuyến; (3) Hình thức trực tiếp nhưng áp dụng bỏ phiếu điện tử tại cuộc họp (bao gồm trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, hình thức thông qua Nghị quyết ĐHĐCĐ trực tuyến, cách thức bỏ phiếu điện tử, cách thức kiểm phiếu trực tuyến,...). Lưu ý rằng chỉ khi được ĐHĐCĐ thông qua Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị công ty quy định về việc áp dụng bỏ phiếu điện tử thì các doanh nghiệp mới được phép sử dụng công nghệ này.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu Quy chế nội bộ về quản trị Công ty tại Phụ lục II - Ban hành kèm theo Thông tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 115, Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông có quyền tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty, pháp luật quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2020 - Giải thích từ ngữ: “Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty cổ phần”.

Như vậy, mỗi cổ đông, dù chỉ sở hữu 1 cổ phần cũng có quyền tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ.

Theo quy định tại Điều 144 Luật doanh nghiệp 2020 - Thực hiện quyền dự họp đại hội đồng cổ đông thì cổ đông có thể tham dự trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác tham dự họp hoặc một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều 144 Luật doanh nghiệp 2020.

Như vậy trường hợp trên cổ đông A chỉ được nhận ủy quyền tham dự đại hội chứ không được căn cứ vào đó để tự đề cử, ứng cử vào thành viên HĐQT nhiệm kỳ mới.

Cổ đông A muốn tham gia đề cử/ ứng cử vào HĐQT nhiệm kỳ mới cần tuân thủ theo quy định tại khoản 4 điều 115 Luật doanh nghiệp 2020 - Quyền của cổ đông phổ thông và Điều lệ Công ty.

Khoản 5 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: "Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thực hiện như sau:
a) Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;
b) Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản này được quyền đề cử một hoặc một số người theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử.”
Ngoài ra, cổ đông/ nhóm cổ đông phải đáp ứng quy định về hồ sơ đề cử, ứng cử trong quy chế bầu cử được công ty công bố. Theo thông lệ, hồ sơ đề cử, ứng cử bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn xin ứng cử, đề cử bầu vào HĐQT;
- Sơ yếu lý lịch do ứng viên tự khai (theo mẫu công ty);
- Biên bản họp nhóm, nếu nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu công ty)
- Một trong số các giấy tờ sau: Bản sao CMND/CCCD/Hộ khẩu tạm trú (hoặc Giấy đăng ký tạm trú dài hạn), Hộ chiếu nếu là người Việt Nam ở nước ngoài, người nước ngoài;
- Các bằng cấp, văn bằng chứng chỉ khác nếu có.
Cổ đông, nhóm cổ đông nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và gửi sớm tối thiểu 10 ngày (hoặc thời hạn khác theo quy định của Công ty) trước ngày khai mạc cho Ban tổ chức ĐHĐCĐ, để Ban tổ chức có đủ thời gian kiểm tra, đưa vào danh sách bầu cử, công bố thông tin về ứng viên cũng như chuẩn bị trước công tác kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử tại đại hội.
Khoản 3 Điều 274 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định: "Trường hợp số lượng ứng cử viên Hội đồng quản trị thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết theo quy định tại khoản 5 Điều 115 Luật Doanh nghiệp, Hội đồng quản trị đương nhiệm giới thiệu thêm ứng cử viên hoặc tổ chức đề cử theo quy định tại Điều lệ công ty và Quy chế nội bộ về quản trị công ty của công ty. Việc Hội đồng quản trị giới thiệu thêm ứng cử viên phải được công bố rõ ràng trước khi Đại hội đồng cổ đông biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật."

Pháp luật không quy định về việc công ty phải có trách nhiệm hỗ trợ kinh phí (đi lại, ăn ở…) để cổ đông có thể tới tham dự phiên họp Đại hội đồng cổ đông. Do đó, nếu không có thông báo khác từ Công ty, cổ đông tự trang trải những chi phí này.

Để đảm bảo quyền lợi cổ đông, tỷ lệ tổ chức thành công của đại hội, nhất là đối với trường hợp doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn, phân bố rải rác, doanh nghiệp nên hướng tới tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông ở một địa điểm mà đa số các cổ đông có thể đến tham dự, hoặc tổ chức Đại hội đồng cổ đông ở nhiều địa điểm khác nhau theo quy định tại Khoản 1, Điều 139, Luật Doanh nghiệp 2020. Ngoài ra, theo thông lệ quản trị công ty tốt, công ty có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông (Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bỏ phiếu điện tử), qua đó tiết kiệm chi phí, thuận tiện cho cổ đông, tăng tỷ lệ thành công của Đại hội ngay từ lần tổ chức đầu tiên.

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 - Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:

"1. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp."

Như vậy, cổ đông lập ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHĐCĐ không cần bắt buộc phải theo mẫu của Doanh nghiệp mà chỉ cần đáp ứng đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Tuy nhiên, để tránh xảy ra tranh chấp, phát sinh do mẫu giấy ủy quyền không hợp lệ, Công ty cần có những quy định cụ thể (hình thức giấy ủy quyền, trường hợp nào giấy ủy quyền không hợp lệ…) trong Điều lệ công ty và quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông về việc ủy quyền tham dự Đại hội. Ngoài ra, Công ty cũng nên sử dụng các hình thức phương tiện công nghệ thông tin hiện đại trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông như hội nghị trực tuyến, ủy quyền, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác để tạo điều kiện tối đa cho cổ đông thực hiện quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 274 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng - Ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị:

“Trường hợp đã xác định được ứng cử viên Hội đồng quản trị, công ty đại chúng phải công bố thông tin liên quan đến các ứng cử viên tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông trên trang thông tin điện tử của công ty để cổ đông có thể tìm hiểu về các ứng cử viên này trước khi bỏ phiếu. Ứng cử viên Hội đồng quản trị phải có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích cao nhất của công ty nếu được bầu làm thành viên Hội đồng quản trị. Thông tin liên quan đến ứng cử viên Hội đồng quản trị được công bố bao gồm:

a) Họ tên, ngày, tháng, năm sinh;

b) Trình độ chuyên môn;

c) Quá trình công tác;

d) Các chức danh quản lý khác (bao gồm cả chức danh Hội đồng quản trị của công ty khác);

đ) Lợi ích có liên quan tới công ty và các bên có liên quan của công ty;

e) Các thông tin khác (nếu có) theo quy định tại Điều lệ công ty.

Công ty đại chúng phải có trách nhiệm công bố thông tin về các công ty mà ứng cử viên đang nắm giữ chức vụ thành viên Hội đồng quản trị, các chức danh quản lý khác và các lợi ích có liên quan tới công ty của ứng cử viên Hội đồng quản trị (nếu có).”.

Quy định về việc đăng tải thông tin có liên quan đến các ứng viên Ban kiểm soát cũng được thực hiện tương tự.

Do đó, trong thông báo mời họp gửi bằng phương thức đảm bảo cho cổ đông, doanh nghiệp cần chỉ rõ đường dẫn đăng tải tài liệu của cổ đông và trong trường hợp xác định được trước ứng viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát cần đăng tải sơ yếu lý lịch lên website công ty để tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiều thông tin về ứng viên, qua đó lựa chọn được chính xác người có đủ năng lực, trình độ tham gia quản trị, điều hành doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 142 – Chương trình và nội dung họp ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2020, nếu cổ đông lớn gửi kiến nghị bằng văn bản về vấn đề này một cách đầy đủ và hợp lệ, chậm nhất trong vòng 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, thì chủ tọa nên chấp nhận và chuẩn bị mẫu phiếu theo ý kiến đóng góp của cổ đông.

Trường hợp, cổ đông lớn kiến nghị vấn đề này ngay tại ĐHĐCĐ, Khoản 4, Điều 146 - Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng: “Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều hành cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp”.

Do đó, chủ tọa sẽ xem xét dựa trên điều lệ công ty, quy chế tổ chức, quy chế biểu quyết bầu cử đã được ĐHĐCĐ thông qua, đề xuất của cổ đông lớn, cũng như mong muốn của đa số cổ đông dự họp và đưa ra phương án xử lý phù hợp để đảm bảo cuộc họp vẫn diễn ra thuận lợi, tuân thủ đúng trình tự thủ tục quy định của pháp luật, không gây mất thời gian, chi phí cho các cổ đông.

Phương án phân phối lợi nhuận bao gồm trích lập các quỹ: quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển…và chia cổ tức được thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty và phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua.

Khoản 2 Điều 135 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

"2. Cổ tức trả cho cổ phần phổ thông được xác định căn cứ vào số lợi nhuận ròng đã thực hiện và khoản chi trả cổ tức được trích từ nguồn lợi nhuận giữ lại của công ty. Công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức của cổ phần phổ thông khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật;

b) Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;

c) Ngay sau khi trả hết số cổ tức, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn."

Theo nguyên tắc quản trị công ty của OECD khuyến nghị: khuôn khổ quản trị công ty cần đảm bảo định hướng phát triển của công ty, giám sát có hiệu quả công tác quản lý của Hội đồng quản trị (HĐQT) và trách nhiệm của HĐQT đối với công ty và cổ đông. HĐQT có trách nhiệm trung thành vì lợi ích cao nhất của cổ đông, phải quan tâm tới và giải quyết công bằng lợi ích của các bên có quyền lợi liên quan bao gồm người lao động, chủ nợ... HĐQT có trách nhiệm đề xuất phương án phân phối lợi nhuận hợp lý trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hài hòa lợi ích giữa cổ đông và người lao động. Trường hợp này, HĐQT có trách nhiệm giải trình rõ ràng để cổ đông hiểu được phương án phân phối lợi nhuận được thực hiện dựa trên cơ sở nào, và tại sao lại có sự chênh lệch như vậy? Nếu giải trình hợp lý, cổ đông có thể tin tưởng và chấp nhận hi sinh lợi ích trong ngắn hạn để tạo động lực tăng trưởng và phát triển trong dài hạn của công ty. Ví dụ trên thị trường hiện nay có doanh nghiệp mức trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi lên đến 50% lợi nhuận sau thuế, tuy nhiên với số lượng lao động lớn (hơn 6000 người), với mức trích lập này trung bình mỗi người lao động được nhận khoảng 0,6 tháng lương, thì cổ đông phần nào có thể hiểu và thông qua phương án phân phối lợi nhuận này.

Trường hợp, HĐQT không giải trình hoặc giải trình không rõ ràng, cổ đông có thể đặt câu hỏi- chất vấn trực tiếp với HĐQT công ty tại ĐHĐCĐ, hoặc tập hợp nhau lại có tiếng nói hơn để gặp mặt trao đổi, gửi kiến nghị bằng văn bản cho HĐQT yêu cầu giải trình cụ thể về phương án phân phối lợi nhuận, trong đó có việc trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi. Nếu HĐQT không có giải trình hợp lý mà phương án đó vẫn được ĐHĐCĐ thông qua (do cổ đông lớn nắm quyền kiểm soát biểu quyết tán thành), cổ đông hoàn toàn có thể cân nhắc lại khoản đầu tư của mình vào doanh nghiệp. Không nên nắm giữ cổ phiếu khi HĐQT không quan tâm đến quyền lợi của cổ đông và các nguyên tắc quản trị công ty không được đảm bảo.

Theo quy định của điểm đ, khoản 2, Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2020, việc quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Và theo quy định tại khoản 1, Điều 148, Luật Doanh nghiệp 2020, vấn đề này chỉ được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp hoặc tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành (Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định). Tuy nhiên, lưu ý rằng theo quy định tại khoản 4, Điều 167, Luật Doanh nghiệp 2020, các cổ đông có đông có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch sẽ không có quyền tham gia biểu quyết.

Như vậy, Hội đồng quản trị cần chuẩn bị tài liệu về dự án đầu tư, gửi cho cổ đông trước (có thể thay thế bằng việc đăng tải lên website của doanh nghiệp) bao gồm: địa điểm, mục đích thực hiện dự án, phương án đầu tư... Hội đồng quản trị có trách nhiệm giải trình cụ thể tính khả thi của dự án, đặc biệt trong trường hợp này là nguồn tài trợ, phương án huy động vốn, rủi ro, hiệu quả, thời gian hoàn vốn của dự án cũng như trả lời những băn khoăn thắc mắc của cổ đông tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (thường niên hoặc bất thường), để cổ đông đánh giá và ra quyết định biểu quyết có thực hiện dự án hay không.

"Theo khoản 5 Điều 146 Luật doanh nghiệp 2020 - Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ: "Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được tiến hành bằng biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.""

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không có quy định về nội dung và hình thức của Phiếu biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Công ty có thể quy định cụ thể trong điều lệ, quy chế tổ chức đại hội; quy chế biểu quyết bầu cử về cách thức biểu quyết bầu cử cũng như mẫu phiếu; ngoài ra, công ty nên đăng tải mẫu phiếu biểu quyết lên website (theo quy định tại Khoản 3 và 4, Điều 143 - Mời họp ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2020) để cổ đông có thể tham khảo và đóng góp ý kiến trước ngày khai mạc đại hội. Phiếu biểu quyết nên có 3 phương án biểu quyết: tán thành, không tán thành và không có ý kiến theo đúng thuật ngữ được sử dụng trong Luật Doanh nghiệp 2020."

Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 146, Luật Doanh nghiệp 2020 – Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp;”

Luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về số lượng, điều kiện, tiêu chuẩn của thành viên Ban kiểm phiếu, vì vậy, trước khi tiến hành ĐHĐCĐ, Ban tổ chức ĐHĐCĐ cần dự trù trước nhân sự của Ban kiểm phiếu để tránh mất thời gian của ĐHĐCĐ.

Trong Điều lệ công ty, các quy định và quy chế quản lý nội bộ của công ty nên quy định rõ điều kiện và phương thức bầu thành viên ban kiểm phiếu cũng như xác định quyền hạn và thủ tục của Ban kiểm phiếu. Danh tính của thành viên ban kiểm phiếu nên được công bố công khai tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và ghi vào biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Công ty nên khuyến khích bầu các thành viên độc lập vào ban kiểm phiếu như: đại diện của các cổ đông thiểu số; trong một số trường hợp cần thiết, Công ty nên chỉ định tổ chức độc lập (luật sư, tổ chức kiểm toán, công ty chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức Đại hội đồng cổ đông…) thực hiện việc thu thập và kiểm phiếu. Việc có thành viên độc lập trong Ban kiểm phiếu sẽ giúp cổ đông có thể tin tưởng rằng ban kiểm phiếu sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách công bằng, minh bạch. Để đảm bảo Ban kiểm phiếu thực hiện chức năng của mình một cách độc lập với Giám đốc/Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị, theo thông lệ tốt, những đối tượng sau đây không nên là thành viên Ban kiểm phiếu:

+ Thành viên Hội đồng quản trị và ứng cử viên thành viên HĐQT;

+ Thành viên Ban Giám đốc;

+ Những người có liên quan đến các đối tượng trên.

Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty cổ phần A, đến thời gian thảo luận, Chủ tọa cuộc họp yêu cầu các cổ đông nếu có những thắc mắc, kiến nghị sau khi đã nghe trình bày các báo cáo, tờ trình thì phải đăng ký trước, sau đó viết câu hỏi ra giấy và chuyển cho Thư ký cuộc họp. Tuy nhiên, các cổ đông không đồng ý với yêu cầu này và yêu cầu được chất vấn trực tiếp. Yêu cầu đó của cổ đông có hợp lý hay không?

Theo quy định của Điểm a, Khoản 1, Điều 115, Luật Doanh nghiệp 2020 - Quyền của cổ đông phổ thông: “Tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty, pháp luật quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;”.

Vì vậy, tại Đại hội đồng cổ đông, cổ đông có quyền trao đổi, chất vấn trực tiếp với thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; yêu cầu của cổ đông trong trường hợp này là hợp lý.

Do đó, khi xây dựng chương trình Đại hội đồng cổ đông, người triệu tập Đại hội đồng cổ đông - Hội đồng quản trị, cần bố trí thời gian đủ cho cổ đông phát biểu, trao đổi, đặt câu hỏi và đủ thời gian để những người liên quan (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành, kiểm toán độc lập…) có thể trả lời, cung cấp thông tin cho cổ đông.

Các câu hỏi do cổ đông đặt ra tốt nhất nên được trả lời ngay. Trường hợp chưa trả lời ngay (do số lượng câu hỏi nhiều hoặc chưa thể cung cấp đầy đủ thông tin), Hội đồng quản trị cần có văn bản trả lời sau cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Qua đó, cổ đông - nhà đầu tư doanh nghiệp sẽ đánh giá cao công tác quản trị công ty, quan hệ nhà đầu tư và công bố thông tin, tôn trọng và đảm bảo quyền cổ đông của doanh nghiệp, từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh, giá trị doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định trong trường hợp này. Trong trường hợp này, vì lợi ích của các cổ đông và lợi ích chung của Công ty, HĐQT nhiệm kỳ trước (HĐQT đã hết nhiệm kỳ nhưng chưa chính thức bị miễn nhiệm do Nghị quyết ĐHĐCĐ đã bị hủy bỏ) sẽ tiến hành triệu tập lại cuộc họp ĐHĐCĐ. Nếu HĐQT không triệu tập họp ĐHĐCĐ theo thẩm quyền thì Ban kiểm soát thay thế HĐQT triệu tập họp; Ban kiểm soát không tiến hành triệu tập họp ĐHĐCĐ thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại Khoản 2, Điều 115, Luật Doanh nghiệp 2020 (Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty) có quyền đại diện Công ty triệu tập họp.

Luật Doanh nghiệp không thể quy định chi tiết những tình huống phát sinh trên thực tế, vì vậy, Công ty nên đưa ra những quy định cụ thể trong Điều lệ hoặc Quy chế quản trị công ty để có cách xử lý khi những tình huống như trên xảy ra.

Theo quy định của Khoản 1,2 Điều 148 Luật doanh nghiệp 2020, - Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua: nghị quyết về các nội dung sẽ được thông qua nếu được số cổ đông đại diện trên 50% hoặc ít nhất 65% (tùy từng trường hợp cụ thể) tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Theo quy định của Khoản 2 Điều 7 Luật số 03/2022/QH15 về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật đầu tư công, Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật đầu tư, Luật nhà ở, Luật đấu thầu, Luật điện lực, Luật doanh nghiệp, Luật thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật thi hành án dân sự - Sửa đổi, bổ sung khoản 1 và khoản 2 Điều 148 Luật doanh nghiệp: Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua: nghị quyết về các nội dung sẽ được thông qua nếu được số cổ đông đại diện trên 50% hoặc ít nhất 65% (tùy từng trường hợp cụ thể) tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Do Luật số 03/2022/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 3 năm 2022, một số doanh nghiệp vẫn chưa nắm bắt được, do vậy Hội đồng quản trị nên đưa nội dung sửa đổi điều lệ công ty (trong đó có nội dung quy định về tỷ lệ tối thiểu để biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội đồng cổ đông) ra Đại hội đồng cổ đông để thảo luận và sửa đổi theo quy định pháp luật mới nhất.

Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, không có quy định về thời hạn sau bao lâu kể từ thời hạn cuối cùng cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm phiếu.

Doanh nghiệp cần quy định chi tiết thời hạn kiểm phiếu này trong Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty và Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông xin ý kiến bằng văn bản.

Hội đồng quản trị nên lựa chọn thời gian hợp lý, căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, nhưng không nên quá xa so với thời hạn cuối cùng cổ đông gửi phiếu về, để tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

Về lập biên bản kiểm phiếu, Khoản 5, Điều 150, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.”.
Về công bố biên bản kiểm phiếu, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, theo Điểm c, Khoản 1, Điều 11, Thông tư 96/2020/TT-BTC, công ty đại chúng phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau: “Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông bất thường. Tài liệu công bố bao gồm: Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp và tài liệu kèm theo biên bản, nghị quyết hoặc biên bản kiểm phiếu (trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản)”.

Theo quy định tại khoản 1 và khoản 3, Điều 141, Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, cổ đông chỉ có quyền yêu cầu cung cấp, sửa đổi, bổ sung thông tin về mình trong Danh sách cổ đông của Công ty. Để tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông thực hiện quyền của mình, tránh các rủi ro tranh chấp phát sinh giữa cổ đông và công ty, điều lệ công ty cần có quy định cụ thể về việc cổ đông có thể thực hiện quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ trong những trường hợp cụ thể; trình tự, thủ tục cổ đông yêu cầu người quản lý công ty cung cấp thông tin này, cũng như trách nhiệm bảo mật thông tin của cổ đông liên quan đến các thông tin được cung cấp.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 160 Luật Doanh nghiệp 2020 - Miễn nhiệm, bãi nhiệm thay thế và bổ sung thành viên Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

a) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 155 của Luật này;

b) Có đơn từ chức và được chấp thuận;

c) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.

Theo đó, trong trường hợp này, người đại diện vốn khi không còn được Cổ đông Nhà nước/ Cổ đông tổ chức cử làm người đại diện nữa không đương nhiên mất tư cách thành viên HĐQT. Việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức vụ thành viên HĐQT cần phải thực hiện theo quy định của Pháp luật, cụ thể:

+ Trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành (chẳng hạn các tổ chức tín dụng/ ngân hàng), việc thực hiện miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị đại diện phần vốn Nhà Nước theo quy định về tiêu chuẩn, điều kiện cũng như tư cách thành viên HĐQT trong pháp luật chuyên ngành đó.

+ Trường hợp Công ty cổ phần thông thường, chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp. Theo đó, việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, thành viên Hội đồng quản trị phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Như vậy, trường hợp này, việc bãi miệm/ miễn nhiệm thành viên HĐQT thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, thành viên HĐQT không còn được cổ đông nhà nước/ cổ đông tổ chức cử làm người đại diện nên có đơn từ chức nêu rõ lý do và thời gian bắt đầu không tiếp tục tham gia của hoạt động của HĐQT. Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT để xem xét đơn từ nhiệm, đồng thời quyết định triệu tập ĐHĐCĐ (nếu cần) hoặc trình ĐHĐCĐ gần nhất về việc thông qua miễn nhiệm và có bầu bổ sung thành viên HĐQT mới, thay thế thành viên đã từ nhiệm, cụ thể như sau:

- Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020: “1. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

b) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều này…”

- Theo quy định Điểm a, Khoản 4, Điều 160, Luật Doanh nghiệp 2020: “HĐQT phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên HĐQT trong trường hợp sau đây: Số thành viên HĐQT bị giảm quá 1/3 so với số quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, HĐQT phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày số thành viên bị giảm quá 1/3”.

Căn cứ các quy định nêu trên HĐQT triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường để thông qua miễn nhiệm và bầu bổ sung thành viên HĐQT.

Lưu ý, khi tổ chức Đại hội cổ đông, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị (Điều 115, Luật Doanh nghiệp 2020 - Quyền của cổ đông phổ thông), qua đó đảm bảo quyền lợi của cổ đông, đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông.

Điều 132, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

"1. Cổ đông đã biểu quyết không thông qua nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu phải bằng văn bản, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán, lý do yêu cầu công ty mua lại. Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề quy định tại khoản này.

2. Công ty phải mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông quy định tại khoản 1 Điều này với giá thị trường hoặc giá được tính theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thỏa thuận được về giá thì các bên có thể yêu cầu một tổ chức thẩm định giá định giá. Công ty giới thiệu ít nhất 03 tổ chức thẩm định giá để cổ đông lựa chọn và lựa chọn đó là quyết định cuối cùng."

Như vậy, cổ đông có thể yêu cầu công ty mua lại cổ phiếu của mình nếu biểu quyết phản đối nghị quyết ĐHĐCĐ trong các vấn đề sau đây: (i) Tổ chức lại công ty - là việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (Theo khoản 31, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2020); (ii) Thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty; (iii) Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo các thông lệ quản trị công ty tốt theo OECD để đảm bảo quyền bình đẳng cho cổ đông:

- Khuôn khổ quản trị công ty cần bảo vệ và tạo điều kiện thực hiện quyền cổ đông, đảm bảo đối xử công bằng với tất cả cổ đông, trong đó bao gồm cổ đông thiểu số và cổ đông nước ngoài.

Công bố thông tin công khai, minh bạch, các kênh phổ biển thông tin phải đảm bảo các cổ đông đều có quyền tiếp cận thông tin như nhau, bao gồm: tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh,…

- Quy trình và thủ tục tổ chức đại hội đồng cổ đông phải đảm bảo công bằng cho các cổ đông. Cụ thể, tạo điều kiện cho mọi cổ đông nhận thông tin đầy đủ, kịp thời, tham gia trao đổi, đóng góp ý kiến về các vấn đề quan trọng của công ty; cổ đông được đề cử, bầu chọn thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát; Loại bỏ các trở ngại về biểu quyết với nhà đầu tư nước ngoài, các cổ đông thiểu số thông qua việc sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong biểu quyết (đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử)…

- Mọi cổ đông phải có cơ hội khiếu nại hiệu quả khi quyền của họ bị vi phạm.

- Cần ngăn cấm các giao dịch nội gián và các giao dịch có thể lạm dụng, tư lợi cá nhân
Trách nhiệm Hội đồng quản trị trong việc quản trị Công ty:

(i) Trách nhiệm trung thành của HĐQT: Thành viên HĐQT phải hành động vì lợi ích cao nhất của cổ đông và công ty. Khi quyết định của HĐQT có thể ảnh hưởng đến các nhóm cổ đông khác nhau theo các cách khác nhau thì HĐQT phải đảm bảo đối xử bình đẳng với mọi cổ đông.

(ii) Thành viên HĐQT và cán bộ quản lý cấp cao phải công khai các lợi ích liên quan và các giao dịch có liên quan đến công ty. Các giao dịch này cần được HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

Doanh nghiệp cần cụ thể hóa các nội dung này trong Điều lệ, Quy chế quản trị, Quy chế công bố thông tin,… của công ty làm cơ sở cho việc thực hiện đầy đủ các quyền của cổ đông, đối xử công bằng với tất cả cổ đông và hạn chế lạm dụng quyền lực của các cổ đông kiểm soát.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 127 Luật doanh nghiệp 2020:

"2. Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng hoặc giao dịch trên thị trường chứng khoán. Trường hợp chuyển nhượng bằng hợp đồng thì giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ ký. Trường hợp giao dịch trên thị trường chứng khoán thì trình tự, thủ tục chuyển nhượng được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán."

Theo quy định tại Điều 61 Luật chứng khoán 2019"

"1. Việc xác lập, chuyển quyền sở hữu, quyền khác đối với chứng khoán đã đăng ký tập trung tại Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán.

2. Đối với chứng khoán đã được lưu ký tại Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực vào ngày thực hiện bút toán ghi sổ trên tài khoản lưu ký chứng khoán tại Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam.

3. Đối với chứng khoán quy định tại khoản 1 Điều 61 của Luật này nhưng chưa được lưu ký tại Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực vào ngày ghi Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán do Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam quản lý."

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Quy chế Về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán tại Tổng Công ty Lưu ký và Bù trừ Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 08/QĐ-HĐTV: "Đối với các chứng khoán đã đăng ký tập trung tại VSDC thực hiện giao dịch mua, bán qua hệ thống giao dịch chứng khoán, VSDC chuyển quyền sở hữu căn cứ vào kết quả giao dịch mua, bán của nhà đầu tư do SGDCK cung cấp."

Như vậy, đối với cổ phiếu niêm yết/ đăng ký giao dịch được mua bán hàng ngày, quyền sở hữu cổ phiếu của cổ đông được xác định sau khi VSDC thực hiện bút toán ghi sổ trên tài khoản lưu ký chứng khoán tại VSDC, căn cứ trên kết quả giao dịch, mua bán của nhà đầu tư do các SGDCK cung cấp.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật doanh nghiệp 2020 “Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó.” và khoản 6 Điều 127 Luật doanh nghiệp 2020: “Cá nhân, tổ chức nhận cổ phần trong các trường hợp quy định tại Điều này chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ quy định tại khoản 2 Điều 122 của Luật này được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.”

Như vậy, đối với cổ phiếu OTC quyền sổ hữu cổ đông chỉ được thay đổi khi tổ chức phát hoặc đơn vị ủy quyền quản lý cổ đông cập nhật số lượng cổ phần trong sổ đăng kí cổ đông của tổ chức phát hành (hay nói cách khác là khi tổ chức phát hành hoặc đơn vị ủy quyền hoàn tất xác nhận chuyện nhượng). Để đảm bảo quyền lợi của cổ đông, các doanh nghiệp OTC cần công bố công khai, các quy định thủ tục chuyển nhượng để cổ đông nắm được, tổ chức hệ thống nhân sự, cơ sở vật chất kĩ thuật để theo dõi, cập nhật hoạt động chuyển nhượng cũng như giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có… Tuy nhiên, có một giải pháp đơn giản, các doanh nghiệp OTC nên hướng đến thuê ngoài dịch vụ Quản lý cổ đông để nâng cao tính công khai minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định của phát luật, giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp phát sinh.

Quan hệ Nhà đầu tư (Investor Relation - IR) là một quá trình tương tác liên tục, chủ động và tích cực giữa Doanh nghiệp với cổ đông và nhà đầu tư. Hoạt động IR cung cấp cho không chỉ cổ đông mà còn cộng đồng nhà đầu tư những thông tin chính xác về các vấn đề của Doanh nghiệp, giúp họ có đủ thông tin để đưa ra những quyết định đầu tư của mình. IR còn là một phần của hoạt động quyền cổ đông, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của cổ đông, bao gồm từ việc tiếp cận thông tin doanh nghiệp chính xác và kịp thời, tham dự và biểu quyết tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, nhận cổ tức,… và các quyền khác theo quy định của pháp luật. Quan hệ Nhà đầu tư hiệu quả góp phần quan trọng trong việc tạo nên vị thế tốt cho Doanh nghiệp trên thị trường, gia tăng uy tín và tạo thuận lợi trong việc thu hút dòng vốn đầu tư.

Hiện nay, hoạt động IR được doanh nghiệp tổ chức dưới các hình thức:

- Kiêm nhiệm (đặt bộ phận IR được phụ trách kiêm nhiệm bởi một phòng ban hoặc 1 cá nhân trong công ty như: phòng kế toán, tổ chức hành chính, phòng marketing…)

- Lập bộ phận chuyên biệt trong Công ty, thường là bộ phận IR.

- Thuê ngoài: thuê các tổ chức tư vấn, công ty chứng khoán chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ này.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, công ty cổ phần đại chúng không bắt buộc phải có bộ phận quan hệ nhà đầu tư, tuy nhiên, theo thông lệ quản trị công ty tốt, doanh nghiệp cần lập một bộ phận chuyên trách, độc lập phụ trách hoạt động IR. Bộ phận này chịu sự quản lý trực tiếp của CEO (giám đốc điều hành) hoặc CFO (giám đốc tài chính). Các thành viên trong bộ phận này phải có kiến thức, kinh nghiệm về tài chính, thị trường vốn; hiểu biết thấu đáo về hoạt động của công ty, có mối liên hệ chặt chẽ với các vị trí quản lý, điều hành cấp cao của công ty…

Theo Quy định tại điểm b khoản 3 Điều 41 Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 có quy định "3. Thành phần, cơ cấu, trách nhiệm và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị bảo đảm tuân thủ các quy định sau đây:
b) Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước cổ đông về hoạt động của công ty; bảo đảm hoạt động của công ty tuân thủ quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quy định nội bộ của công ty; xây dựng Quy chế nội bộ về quản trị công ty trình Đại hội đồng cổ đông thông qua; bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty và có các trách nhiệm, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty;"

Mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty được quy định tại phụ lục II đính kèm thông tư 116/2020/TT-BTC. Công ty đại chúng tham chiếu mẫu này để xây dựng Quy chế nội bộ về quản trị cho công ty.

Nội dung cần phải có trong Điều lệ công ty được quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 24, Luật Doanh nghiệp 2020 - Điều lệ công ty, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

b) Ngành, nghề kinh doanh;

c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

e) Cơ cấu tổ chức quản lý;

g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;

h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

i) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;

k) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;

l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

m) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;

n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

Theo quy định tại Điều 3, Thông tư 116/2020/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính Phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng – Điều lệ công ty:

"Công ty đại chúng tham chiếu Điều lệ mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này để xây dựng Điều lệ công ty, đảm bảo phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán, Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán và quy định khác của pháp luật có liên quan."

Điều lệ công ty được coi là “luật riêng” của công ty, trong đó quy định tất cả những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, điều hành và hoạt động của công ty, quyền và nghĩa vụ của các cổ đông, giải quyết tranh chấp nội bộ… Điều lệ công ty cổ phần được xây dựng trên cơ sở các văn bản pháp luật cơ bản đó là: Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán, Luật Kế toán, Luật Đầu tư, Bộ luật Dân sự… và các văn bản hướng dẫn thi hành, không được trái các quy định của pháp luật.

Do đó, khi xây dựng các điều khoản cần chú ý để tránh điều lệ bị vô hiệu do trái với quy định của pháp luật hiện hành. Những nội dung mà pháp luật (Luật Doanh nghiệp, văn bản pháp luật có liên quan) không quy định hoặc cho phép Điều lệ công ty quy định cụ thể, cho phép Điều lệ công ty quy định khác, thì công ty hoàn toàn có quyền quyết định sử dụng nội dung đó và quy định sao cho phù hợp với thực tiễn hoạt động công ty.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 154, Luật Doanh nghiệp 2020 - Nhiệm kỳ và số lượng thành viên HĐQT: “HĐQT có từ 3 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên HĐQT”.

Như vậy, số lượng thành viên tối đa của HĐQT công ty cổ phần là 11 thành viên. Căn cứ trên quy định của pháp luật cũng như nhu cầu cụ thể của công ty và cổ đông (quy mô, mức độ phức tạp của các vấn đề cần ra quyết định); chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của HĐQT (quy định trong điều lệ, quy chế quản trị), doanh nghiệp xác định cơ cấu, quy mô số lượng cụ thể thành viên HĐQT để đảm bảo: tổ chức các cuộc thảo luận có hiệu quả và có tính chất xây dựng; đưa ra quyết định kịp thời hợp lý; tổ chức một cách hiệu quả công việc của các ủy ban trực thuộc HĐQT.

Để tránh những bất đồng có thể xảy ra, điều lệ, quy chế quản trị công ty cần quy định cụ thể số lượng, cơ cấu thành phần HĐQT, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên trong HĐQT.

Ngoài ra, để sắp xếp lịch tổ chức lịch họp HĐQT được hiệu quả, HĐQT nên xây dựng lịch họp thường kỳ; đề ra chương trình nghị sự, gửi tài liệu trước cũng như tạo điều kiện cho các thành viên HĐQT tham dự và biểu quyết tại cuộc họp bằng các hình thức khác như: ủy quyền người khác đến dự họp, tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc các hình thức tương tự khác (gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử).

Theo IFC (International Finance Corporation) – Tổ chức Tài chính Quốc tế, có 4 cấp độ và lợi ích của Quản trị công ty hiệu quả. Bước đầu tiên để thực hiện quản trị công ty tốt các doanh nghiệp phải thực hiện từ Cấp độ 1 - Tuân thủ pháp luật và các quy định dưới luật: đảm bảo quyền của các cổ đông; đối xử công bằng với các cổ đông; đảm bảo vai trò của các bên có quyền lợi liên quan; công bố thông tin và tính minh bạch; đảm bảo trách nhiệm của Hội đồng quản trị.

Doanh nghiệp (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) cần tập trung xây dựng và ban hành các tài liệu nội bộ về quản trị công ty, trong đó có thể tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn cao hơn áp dụng cho công ty niêm yết:

- Điều lệ công ty theo luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ mẫu - phụ lục đính kèm Thông tư 116/2020/TT-BTC và các quy định pháp luật khác có liên quan.

- Quy chế quản trị công ty theo Thông tư 116/2020/TT-BTC áp dụng cho các công ty đại chúng.

- Các quy định nội bộ khác (quy tắc đạo đức kinh doanh, nội quy lao động, quy định tài chính, đầu tư, quản trị rủi ro…)

- Tuân thủ các nghĩa vụ về công bố thông tin theo Thông tư 96/2015/TT-BTC - Hướng dẫn Công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

Về quản trị công ty, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ quy định trong Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán và các nghị định hướng dẫn thi hành (Nghị định 155/2020/NĐ-CP); Thông tư 96/2020/TT-BTC - Hướng dẫn Công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, các quy định của pháp luật chuyên ngành nếu có…

Theo quy định tại khoản 1, Điều 157 Luật doanh nghiệp 2020 - Cuộc họp Hội đồng quản trị:

“Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị."

Như vậy, Chủ tịch HĐQT sẽ do các thành viên HĐQT nhiệm kỳ mới bầu trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó (tính từ ngày có hiệu lực của Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua danh sách thành viên HĐQT nhiệm kỳ mới).

Luật Doanh nghiệp không có quy định về việc Trưởng ban kiểm soát phải được bầu trong thời hạn bao lâu kể từ ngày kết thúc bầu cử Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới, tuy nhiên, Điều lệ công ty nên quy định thời hạn bầu Trưởng ban kiểm soát cùng với thời hạn bầu Chủ tịch HĐQT, để Ban kiểm soát có thể nhanh chóng ổn định cơ cấu tổ chức, thực hiện nhiệm vụ giám sát khi HĐQT nhiệm kỳ mới đã đi vào hoạt động.

Theo quy định tại khoản 9, Điều 157, Luật Doanh nghiệp 2020 - Cuộc họp hội đồng quản trị:

"Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty."

Như vậy, Hội đồng quản trị có thể thực hiện phương thức họp hội nghị trực tuyến để các thành viên có thể đưa ra những ý kiến và biểu quyết các vấn đề tại cuộc họp. Luật Doanh nghiệp cũng khuyến khích các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu chi phí tối đa cho doanh nghiệp và tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức họp Hội đồng quản trị hay họp Đại hội đồng cổ đông.

Về biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị, theo quy định tại Điều 158, Luật Doanh nghiệp 2020 - Biên bản họp hội đồng quản trị, theo đó Biên bản họp Hội đồng quản trị phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp hội đồng quản trị. Trong trường hợp tổ chức họp trực tuyến, công ty có thể áp dụng thêm hình thức ghi âm hay ghi hình để khẳng định những nội dung tại cuộc họp được ghi nhận trong biên bản cuộc họp là chính xác, trung thực.

Pháp luật không quy định bắt buộc các công ty phải thành lập ủy ban/ tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị. Tuy nhiên theo Điều 31 Phụ lục I Điều lệ mẫu áp dụng với Công ty đại chúng tại Thông tư 116/2020/TT-BTC - Các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị có khuyến nghị các công ty niêm yết cần thành lập các tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị, cụ thể:

1. Hội đồng quản trị có thể thành lập tiểu ban trực thuộc để phụ trách về chính sách phát triển, nhân sự, lương thưởng, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro. Số lượng thành viên của tiểu ban do Hội đồng quản trị quyết định có tối thiểu là 03 người bao gồm thành viên của Hội đồng quản trị và thành viên bên ngoài. Các thành viên độc lập Hội đồng quản trị/thành viên Hội đồng quản trị không điều hành nên chiếm đa số trong tiểu ban và một trong số các thành viên này được bổ nhiệm làm Trưởng tiểu ban theo quyết định của Hội đồng quản trị. Hoạt động của tiểu ban phải tuân thủ theo quy định của Hội đồng quản trị. Nghị quyết của tiểu ban chỉ có hiệu lực khi có đa số thành viên tham dự và biểu quyết thông qua tại cuộc họp của tiểu ban.

2. Việc thực thi quyết định của Hội đồng quản trị, hoặc của tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị phải phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và quy định tại Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty.

Việc có nên thành lập các tiểu ban để hỗ trợ Hội đồng quản trị hay không phụ thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp, mức độ chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ cũng như yêu cầu về tính khách quan, minh bạch của các vấn đề cần Hội đồng quản trị ra quyết định. Hội đồng quản trị chỉ nên thành lập các tiểu ban khi nảy sinh các nhu cầu, bắt đầu bằng những ủy ban/ tiểu ban thiết yếu nhất như Tiểu ban kiểm toán nội bộ, tiểu ban Lương thưởng,…

Trường hợp các công ty không thành lập các tiểu ban thì Hội đồng quản trị cử thành viên Hội đồng quản trị độc lập phụ trách riêng về từng vấn đề. Trong cả hai trường hợp, dù thành lập ủy ban/ tiểu ban hay cử thành viên Hội đồng quản trị độc lập phụ trách từng vần đề thì điều lệ hay quy chế quản trị công ty cũng cần quy định rõ thành phần, chức năng, phạm vi và quy trình hoạt động của ủy ban hoặc thành viên Hội đồng quản trị độc lập này.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 137 Luật doanh nghiệp 2020:

"1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành."

Như vậy, trường hợp Công ty cổ phần hoạt động theo mô hình không có Ban kiểm soát (mà không thuộc trường hợp không bắt buộc có Ban kiểm soát) thì phải thành lập Ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020:

“3. Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch sau đây:

…

b) Hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.”

Như vậy, trường hợp Công ty phát sinh hợp đồng giao dịch với công ty mẹ sở hữu từ 51% vốn điều lệ mà giao dịch này có giá trị đến 10% tổng giá trị tài sản của Công ty thì HĐQT có quyền quyết định, nếu vượt quá giá trị này HĐQT có trách nhiệm trình ĐHĐCĐ thông qua. HĐQT trình dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Trường hợp này, cổ đông có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết; hợp đồng, giao dịch được chấp thuận theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 148 của Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Theo quy định tại điểm a và b khoản 2 Điều 163 Luật doanh nghiệp 2020, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của thành viên Hội đồng quản trị được trả theo quy định sau đây:

"a) Thành viên Hội đồng quản trị được hưởng thù lao công việc và thưởng. Thù lao công việc được tính theo số ngày công cần thiết hoàn thành nhiệm vụ của thành viên Hội đồng quản trị và mức thù lao mỗi ngày. Hội đồng quản trị dự tính mức thù lao cho từng thành viên theo nguyên tắc nhất trí. Tổng mức thù lao và thưởng của Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông quyết định tại cuộc họp thường niên;
b) Thành viên Hội đồng quản trị được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác khi thực hiện nhiệm vụ được giao;"

Theo thông lệ quản trị công ty tốt thì chính sách thù lao HĐQT cần gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh, với lợi ích lâu dài của công ty và cổ đông. Trong đó mức thù lao cần có sự phân biệt giữa các thành viên HĐQT điều hành và thành viên HĐQT không điều hành; cũng như cần phù hợp - không quá cao để đảm bảo tính độc lập của thành viên HĐQT độc lập, không quá thấp để đảm bảo tính cạnh tranh, thu hút được những cá nhân có năng lực. Trong chính sách này, cần đưa ra các tiêu chí để có thể đo lường, đánh giá được hiệu quả công việc của từng thành viên HĐQT, gắn thù lao với trách nhiệm, kết quả công việc của từng thành viên HĐQT.

Chẳng hạn, thù lao thành viên HĐQT có thể bao gồm:

- Một khoản thù lao, tiền lương (trong trường hợp kiêm nhiệm điều hành) thường kì.

- Một khoản thù lao cho việc tham gia các cuộc họp của HĐQT.

- Một khoản thù lao cho những công việc làm thêm (ví dụ công việc trong các ủy ban HĐQT).

- Một khoản thù lao cho trách nhiệm bổ sung (chẳng hạn cho vai trò chủ tịch HĐQT hoặc chủ tịch một ủy ban/ tiểu ban trực thuộc HĐQT).

Chính sách thù lao đối với HĐQT nên được xây dựng, giám sát thực hiện bởi một ủy ban đặc biệt của HĐQT- Ủy ban lương thưởng, bao gồm đa số các thành viên HĐQT độc lập, và do một thành viên HĐQT độc lập làm chủ tịch. HĐQT có trách nhiệm công bố đầy đủ các khoản thù lao của từng thành viên HĐQT trong báo cáo thường niên, báo cáo tài chính hàng năm của công ty, và báo cáo tại Đại hội đồng cổ thương niên của công ty.

Khoản 3 Điều 163 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau: "3. Thù lao của từng thành viên Hội đồng quản trị, tiền lương của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty và phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên."

Theo đó, tiền lương và thù lao của Tổng giám đốc phải được báo cáo trước ĐHĐCĐ thường niên và phải được thể hiện thành mục riêng trong Báo cáo tài chính hằng năm của công ty. Đây cũng là hai loại tài liệu nằm trong phạm vi công bố thông tin định kỳ của các công ty đại chúng, do đó, các công ty đại chúng bắt buộc phải công bố thông tin về thu nhập của Tổng giám đốc

Theo quy định khoản 1, 2, 3 Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020:

"1. Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan sau đây:

a) Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và người có liên quan của họ;

b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;

c) Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai theo quy định tại khoản 2 Điều 164 của Luật này.

2. Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch theo quy định khoản 1 Điều này và có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. Hội đồng quản trị quyết định việc chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết.

3. Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch khác ngoài hợp đồng, giao dịch quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó."

Khoản 4, 5 Điều 293 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định:

"4. Công ty đại chúng chỉ được thực hiện các giao dịch sau đây khi đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận:

a) Cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), người quản lý khác không phải là cổ đông và những cá nhân, tổ chức có liên quan của các đối tượng này;

Trường hợp cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho tổ chức có liên quan của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), người quản lý khác mà công ty đại chúng và tổ chức đó là các công ty trong cùng tập đoàn hoặc các công ty hoạt động theo nhóm công ty, bao gồm công ty mẹ - công ty con, tập đoàn kinh tế, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thông qua theo quy định tại Điều lệ công ty;

b) Giao dịch có giá trị từ 35% trở lên hoặc giao dịch dẫn đến tổng giá trị giao dịch phát sinh trong vòng 12 tháng kể từ ngày thực hiện giao dịch đầu tiên có giá trị từ 35% trở lên tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty giữa công ty đại chúng với một trong các đối tượng sau:

- Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), người quản lý khác và người có liên quan của các đối tượng này;

- Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng vốn cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ;

- Doanh nghiệp có liên quan đến các đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 164 Luật Doanh nghiệp;
c) Hợp đồng, giao dịch vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.

5. Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch tại điểm c khoản 4 Điều này có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty."

Doanh nghiệp (Công ty đại chúng, đại chúng quy mô lớn, tổ chức niêm yết) khi thực hiện công bố thông tin về vấn đề này cần lưu ý các vấn đề sau:

- Khái niệm người có liên quan trong quy định này áp dụng theo quy định tại Khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 46 Điều 4 Luật chứng khoán 2019 và kê khai danh sách Người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 164 Luật doanh nghiệp 2020.

- Thẩm quyền phê chuẩn các hợp đồng, giao dịch của người nội bộ, người có liên quan với công ty: thuộc thẩm quyền của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ.

- Thời hạn công bố thông tin: Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi "Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thông qua hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người nội bộ, người có liên quan của người nội bộ hoặc người có liên quan của công ty đại chúng” theo quy định tại điểm i, khoản 1 Điều 11 Thông tư 96/2020/TT-BTC - Công bố thông tin bất thường.

- Phương tiện công bố thông tin: theo quy định tại khoản 1, 4 Điều 7 Thông tư 96/2020/TT-BTC bao gồm: a) Trang thông tin điện tử (website) của tổ chức là đối tượng công bố thông tin; b) Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; c) Trang thông tin điện tử của Sở giao dịch chứng khoán, phương tiện công bố thông tin khác theo Quy chế của Sở giao dịch chứng khoán.

Công ty đại chúng phải công bố báo cáo tài chính gồm đầy đủ các báo cáo, phụ lục, thuyết minh theo quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp trong đó:

- Trường hợp công ty đại chúng là công ty mẹ của tổ chức khác, công ty đại chúng phải công bố 02 báo cáo: báo cáo tài chính của riêng đơn vị mình và báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp;

- Trường hợp công ty đại chúng là đơn vị kế toán cấp trên có đơn vị trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán riêng phải công bố báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp;

- Trường hợp công ty đại chúng là công ty mẹ của tổ chức khác, đồng thời là đơn vị kế toán cấp trên có đơn vị kế toán trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán riêng, công ty đại chúng phải công bố 02 báo cáo: báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp;

Quy định về thời hạn công bố Báo cáo tài chính đối với các công ty đại chúng không phải tổ chức niêm yết và công ty đại chúng quy mô lớn như sau: (theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Công ty đại chúng phải công bố báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo kiểm toán nhưng không vượt quá 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Công ty đại chúng thuộc trường hợp này không bắt buộc phải công bố thông tin báo cáo tài chính quý và báo cáo tài chính bán niên được soát xét.

Quy định về thời hạn công bố Báo cáo tài chính đối với các công ty đại chúng quy mô lớn và các doanh nghiệp niêm yết như sau:

Báo cáo tài chính quý (theo điểm c khoản 3 Điều 14 Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính)

- Tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn phải công bố báo cáo tài chính quý trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý. Tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn công bố báo cáo tài chính quý được soát xét (nếu có) trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét nhưng không được vượt quá 45 ngày, kể từ ngày kết thúc quý.

- Trường hợp tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn là công ty mẹ của tổ chức khác hoặc là đơn vị kế toán cấp trên có đơn vị kế toán trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán riêng thì phải công bố báo cáo tài chính quý trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc quý.

Trường hợp tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn đã thực hiện công bố Báo cáo tài chính quý đã được soát xét trong thời hạn quy định của Báo cáo tài chính quý thì không phải thực hiện công bố Báo cáo tài chính quý.

Báo cáo tài chính bán niên soát xét (theo điểm c khoản 1 Điều 14 Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính)

- Tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn phải công bố báo cáo tài chính bán niên đã được soát xét trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét nhưng không được vượt quá 45 ngày, kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính.

- Trường hợp tổ chức niêm yết cổ phiếu, công ty đại chúng quy mô lớn là công ty mẹ của tổ chức khác hoặc là đơn vị kế toán cấp trên có đơn vị kế toán trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán riêng phải công bố báo cáo tài chính bán niên đã được soát xét trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét nhưng tối đa không quá 60 ngày, kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính. 

Báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán (theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính)

- Công ty đại chúng phải công bố báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo kiểm toán nhưng không vượt quá 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 14 Thông tư 96/2020/TT-BTC khi công bố thông tin các báo tài chính, công ty đại chúng quy mô lớn và công ty niêm yết đồng thời phải giải trình nguyên nhân khi xảy ra các trường hợp được chia thành 03 nhóm cụ thể như sau:

• Nhóm liên quan đến ý kiến kiểm toán: Ý kiến kiểm toán/ kết luận soát xét không phải là chấp nhận toàn phần. Trường hợp này, Công ty cần nêu rõ nguyên nhân, ảnh hưởng đến tình hình tài chính, kết quả kinh doanh (nếu có), giải pháp khắc phục.
• Nhóm giải trình so với cùng kỳ năm trước: Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo thay đổi từ 10% trở lên so với báo cáo cùng kỳ năm trước; Lợi nhuận sau thuế trong kỳ báo cáo bị lỗ, chuyển từ lãi ở báo cáo cùng kỳ năm trước sang lỗ ở kỳ này hoặc ngược lại;

Nhóm giải trình số liệu trước và sau kiểm toán hoặc soát xét: Lợi nhuận sau thuế trong kỳ báo cáo có sự chênh lệch trước và sau kiểm toán hoặc soát xét từ 5% trở lên, chuyển từ lỗ sang lãi hoặc ngược lại.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 300, Nghị định 155/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 31/12/2020: "1. Công ty đại chúng phải xây dựng và ban hành quy chế về công bố thông tin của công ty theo quy định tại Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn"

Có thể hiểu Quy chế công bố thông tin là văn bản nội bộ do Hội đồng quản trị ban hành, tập hợp các nguyên tắc, quy định, quy trình về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán trên cơ sở tuân thủ quy định về công bố thông tin tại Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn.

Hiện tại, chưa có văn bản nào hướng dẫn về nội dung trong Quy chế công bố thông tin. Tuy nhiên, trên cơ sở quy định của pháp luật, nội dung của quy chế công bố thông tin có thể bao gồm nguyên tắc công bố thông tin, phương tiện công bố thông tin, đối tượng công bố thông tin, các trường hợp phải công bố thông tin định kỳ, bất thường, các trường hợp phải công bố thông tin theo yêu cầu; trách nhiệm và phối hợp của các phòng, ban có liên quan trong công tác công bố thông tin…

Hiện nay, không có quy định nào yêu cầu các doanh nghiệp là công ty cổ phần chưa đại chúng phải xây dựng website cũng như công bố thông tin trên website của công ty. Tuy nhiên, các công ty chưa đại chúng hoàn toàn có thể xây dựng website và công bố một số thông tin theo quy định của Luật Doanh nghiệp thay vì phải gửi bản cứng tới từng cổ đông. Cụ thể như sau:

Theo quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020:

"3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu"

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020:

"5. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty"

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020:

"5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty"

Căn cứ vào điểm i Khoản 1 Điều 11 Thông tư 96/2020/TT-BTC Công bố thông tin bất thường, công ty đại chúng phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ kể từ khi: “Công ty thay đổi, bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại, bãi nhiệm người nội bộ; nhận được đơn xin từ chức của người nội bộ (công ty cần nêu rõ về thời điểm hiệu lực theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty).”

Đối với thông tin công bố về thay đổi, bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại, bãi nhiệm người nội bộ, tổ chức đăng ký giao dịch thực hiện công bố thông tin theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế công bố thông tin tại Sở Giao dịch Chứng khoán Việt Nam và gửi kèm bản cung cấp thông tin người nội bộ mới theo Phụ lục III tại Thông tư số 96/2020/TT-BTC trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ kể từ thời điểm việc thay đổi, bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại, bãi nhiệm người nội bộ có hiệu lực.

Theo quy định của khoản 2c, 2d Điều 7- Phương tiện báo cáo, Công bố thông tin (CBTT) – Thông tư 96/2020/TT-BTC, tổ chức là đối tượng CBTT phải lập trang thông tin điện tử theo quy định sau:
…

“c) Trang thông tin điện tử phải có các nội dung về ngành, nghề kinh doanh và các nội dung phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp và mọi thay đổi liên quan tới các nội dung này; chuyên mục riêng về quan hệ cổ đông (nhà đầu tư), trong đó phải công bố Điều lệ công ty, Quy chế công bố thông tin, Quy chế nội bộ về quản trị công ty (nếu có), Quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (nếu có), Bản cáo bạch (nếu có), các thông tin công bố định kỳ, bất thường, theo yêu cầu và các hoạt động khác quy định tại Thông tư này;

d) Trang thông tin điện tử phải hiển thị thời gian đăng tải thông tin, đồng thời phải đảm bảo nhà đầu tư có thể tìm kiếm và tiếp cận được các dữ liệu trên trang thông tin điện tử đó.

Ngoài ra theo quy định tại khoản 5 Điều 4 - Nguyên tắc CBTT - Thông tư 96/2020/TT-BTC, Các đối tượng công bố thông tin có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ thông tin đã công bố, báo cáo theo quy định tại Thông tư này như sau:

“a) Các thông tin công bố định kỳ, thông tin về việc đăng ký công ty đại chúng phải được lưu giữ dưới dạng văn bản (nếu có) và dữ liệu điện tử tối thiểu 10 năm. Các thông tin này phải được lưu giữ và truy cập được trên trang thông tin điện tử của đối tượng công bố thông tin tối thiểu là 05 năm;

b) Các thông tin công bố bất thường, theo yêu cầu hoặc các hoạt động khác phải được lưu giữ và truy cập được trên trang thông tin điện tử của đối tượng công bố thông tin tối thiểu là 05 năm.”

Vì vậy, nếu cổ đông không thể tra cứu thông tin trên website của Doanh nghiệp và có bằng chứng chứng minh về vấn đề này, thì họ hoàn toàn có thể khiến nại lên UBCK.

Trường hợp đã có bản án, quyết định của tòa về việc tranh chấp của các thành viên Hội đồng quản trị liên quan đến hoạt động của công ty, công ty phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24h kể từ khi nhận được bản án, quyết định của tòa án, theo quy định tại Điểm o, Khoản 1, Điều 11, Thông tư 96/2020/TT-BTC hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

Trường hợp kiện tụng, tranh chấp đang trong quá trình giải quyết, công ty sẽ phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24h kể từ khi xảy ra sự kiện, nếu việc kiện tụng, tranh chấp liên quan đến các thành viên Hội đồng quản trị làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành, đến tình hình quản trị công ty, theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, Thông tư 96/2020/TT-BTC:

n) Khi nhận được quyết định khởi tố đối với công ty, người nội bộ của công ty; tạm giam, truy cứu trách nhiệm hình sự đối với người nội bộ của công ty;

r) Khi xảy ra các sự kiện khác có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc tình hình quản trị của công ty;

Hiện tại theo quy định của pháp luật, người nội bộ của công ty đại chúng (thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban Kiểm soát…) phải thực hiện công bố thông tin khi giao dịch cổ phiếu của công ty mình theo quy định tại Điều 33 - Thông tư 96/2020/TT-BTC - Công bố thông tin của người nội bộ và người có liên quan của người nội bộ. Theo đó, lãnh đạo công ty đại chúng khi giao dịch cổ phiếu đạt ngưỡng từ 50 triệu đồng trở lên hoặc giá trị giao dịch dự kiến trong từng tháng từ 200 triệu đồng trở lên (tính theo mệnh giá) phải thực hiện báo cáo giao dịch cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán và công ty đại chúng trước khi thực hiện giao dịch (tối thiểu 3 ngày làm việc trước ngày giao dịch dự kiến) và sau khi hoàn tất giao dịch (trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất giao dịch). Thông tin cần công bố trước khi thực hiện giao dịch chỉ bao gồm các thông tin: số lượng cổ phiếu dự kiến giao dịch, phương thức, mục đích thực hiện giao dịch (mẫu phụ lục VIII - Thông tư 96/2020/TT-BTC); không có quy định về việc công bố thông tin khoảng giá đặt mua dự kiến. Vì vậy, khi thực hiện giao dịch, lãnh đạo doanh nghiệp không phải công bố thông tin này.

Như vậy trong trường hợp cụ thể này, lãnh đạo doanh nghiệp đăng ký mua vào cổ phiếu của công ty, nhưng cuối cùng không mua hoặc chỉ mua được một phần nhỏ, và chủ yếu với lý do “không đạt mức giá kỳ vọng” là không vi phạm quy định của pháp luật. Tuy nhiên việc công bố thông tin, giải trình không rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của cộng đồng nhà đầu tư vào lãnh đạo doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín hình ảnh của doanh nghiệp, qua đó tác động không tốt đến giá cổ phiếu, cũng như khả năng huy động vốn thành công của doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán sau này

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 33, Thông tư 96/2020/TT-BTC Công bố thông tin của người nội bộ và người có liên quan của người nội bộ, Trường hợp sau khi đăng ký giao dịch, đối tượng đăng ký giao dịch không còn là người nội bộ của công ty đại chúng, công ty đầu tư chứng khoán đại chúng, quỹ đại chúng hoặc người có liên quan của các đối tượng này, đối tượng đăng ký giao dịch vẫn phải thực hiện việc báo cáo và công bố thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Để nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin, Báo cáo thường niên không chỉ cần đảm bảo đúng và đủ theo mẫu quy định tại Thông tư 96/2020/TT-BTC, mà còn cần đáp ứng các tiêu chí theo thông lệ tốt.

Về nội dung, Báo cáo thường niên cần đưa ra một thông điệp hay ý tưởng chung cho toàn bộ báo cáo và ý tưởng này là một chủ đề xuyên suốt, dẫn dắt người đọc theo câu chuyện của doanh nghiệp trong suốt một năm báo cáo. Đây cũng là một trong những tiêu chí hàng đầu trong Bộ tiêu chí chấm điểm Báo cáo thường niên tại Cuộc bình chọn Doanh nghiệp niêm yết (Vietnam Listed Company Awards – VLCA) - sự kiện đã đồng hành cùng với thị trường chứng khoán Việt Nam và cộng đồng các doanh nghiệp niêm yết trong suốt 15 năm (2008- 2023). Khi lập báo cáo thường niên, doanh nghiệp cũng nên trình bày một cách chi tiết đánh giá khách quan của Hội đồng quản trị với hoạt động của Ban điều hành. Đây là thông tin quan trọng để người đọc hiểu được cơ chế hoạt động đằng sau của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi trình bày báo cáo thường niên nên chú trọng trình bày những nội dung nhận diện về rủi ro và tình hình hoạt động quản trị rủi ro của doanh nghiệp, giúp người đọc có cơ sở để đánh giá tính bền vững của doanh nghiệp. Trong xu thế hướng đến phát triển bền vững, Báo cáo thường niên cũng cần trình bày các báo cáo đánh giá liên quan đến trách nhiệm về môi trường, xã hội. Trong trường hợp báo cáo tài chính có ý kiến kiểm toán ngoại trừ, lưu ý, nhấn mạnh thì cần có ý kiến giải trình của Ban Điều hành.

Về hình thức, Báo cáo thường niên cần được trình bày bắt mắt với bố cục rõ ràng, khoa học và dễ tìm kiếm, đồng thời sử dụng hợp lý hình ảnh, biểu đồ và nội dung. Các số liệu và chỉ tiêu tài chính được thể hiện dưới dạng biểu đổ trực quan thay vì một báo cáo tràn ngập các con số dẽ giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hình dung về xu hướng biến động/ thay đổi trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc sử dụng màu sắc, hình ảnh, font chữ trong báo cáo cáo thường niên cũng phải đảm bảo hài hòa, phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu và làm nổi bật được những nội dung trọng yếu khi cần.

Đối với các BCTN đã làm tốt ở các năm trước cần có sự cải tiến hơn nữa để tránh rập khuôn trong cách trình bày và tăng hiệu quả giao tiếp với nhà đầu tư, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.